Abrechnungszentrum Emmendingen: Jira und Confluence maßgeschneidert

Das Abrechnungszentrum Emmendingen (ARZ) ist in Healthcare Data Intelligence seit vielen Jahren Vorreiter für Digitalisierung im komplexen und sensiblen Gesundheitswesen. Mit rund 600 Mitarbeitenden übernimmt das ARZ das Abrechnungs- und Datenmanagement für gesetzliche Krankenkassen in ganz Deutschland.

Gegründet vor über 75 Jahren hat es dabei schon viele Umbrüche und Innovationen miterlebt und selbst vorangetrieben. Um dieser Vorreiterrolle auch weiterhin gerecht zu werden, wurden in Zusammenarbeit mit der Decadis-AG die Atlassian-Produkte Jira und Confluence in vielen Bereichen eingeführt und durch den zielgerichteten Einsatz von Apps wie Issue Publisher, Jira Workflow Toolbox und Refined for Jira, sowie Integration mit der Jira Rest API perfekt an die eigenen Prozesse angepasst. Dabei unterstützt die Decadis AG in partnerschaftlicher Zusammenarbeit sowohl als technischer und fachlicher Support, als auch in zielgerichteten Projekten, um die Nutzung der Atlassian-Software intern stets weiter zu optimieren und den wechselnden Anforderungen gerecht zu werden.

Als Innovator bei der Digitalisierung entwickelt das ARZ selbst Kommunikations- und Serviceplattformen, wie z. B. die Plattform online^Plus, um die anspruchsvollen Abrechnungsprozesse transparent und möglichst papierlos abwickeln zu können. Dabei werden die Entwickler der hauseigenen Systeme und Plattformen mit häufigen Änderungen z. B. durch gesetzliche Vorgaben, sowie durch die Sensibilität des Themas und hohen Ansprüchen an Nachvollziehbarkeit und Dokumentation herausgefordert.

Das Servicezentrum des ARZ wiederum muss mit den Kunden auf Seiten der Krankenkassen effizient und transparent kommunizieren, um Anforderungen und Rückfragen zu den eigenen Plattformen, zur Buchhaltung, zu Berichtigungen bzw. Rechnungskorrekturen und mehr, schnell und zufriedenstellend zu bearbeiten.

Besondere Herausforderungen & Anforderungen

Als besondere Herausforderung wurde beim internen Change Management, dem Dreh- und Angelpunkt der Softwareentwicklung, der komplexe Prozess mit vielen vorgegebenen Schritten und Anforderungen an die Dokumentation identifiziert. Die Abbildung in Jira und Confluence barg dabei die Gefahr viel aufwendiger manueller Arbeit, wie die Erstellung wiederkehrender Unteraufgaben oder die Verknüpfung mit z. B. Testdokumentationen oder Anforderungsbeschreibungen in Confluence.

Im externen Kundenportal wiederum waren neben einer ansprechenden Portalgestaltung, auch Sicherheitsanforderungen wie Zugriffsbeschränkungen für bestimmte Anfragekategorien besonders wichtig. Um die Kommunikationswege für die Kunden besonders einfach zu gestalten, sollten darüber hinaus bestimmte Serviceanfragen direkt aus einer der eigenen Plattformen heraus ausgelöst werden können.

Zitat von Klaus Scharbach (1.v.l.), Geschäftsbereichsleiter IT, und Uwe Bührer (1.v.r.), Fachbereichsleiter IT Rechenzentrum

"Die Atlassian Produkte Jira und Confluence hatten aufgrund ihrer einfachen Bedienung und ihrer enormen Verbesserung in der Dokumentation und Steuerung von Tasks von Beginn der Einführung an eine hohe Akzeptanz bei den Nutzenenden.

An der Partnerschaft mit Decadis schätzen wir sehr die enge und teamorientierte Zusammenarbeit mit unseren internen Jira Administratorinnen, die sich dadurch kontinuierlich weiterentwickeln und immer mehr Aufgaben selbst übernehmen.

Wir als Abrechnungszentrum Emmendingen profitieren bei der Zusammenarbeit mit Decadis nicht nur von der exzellenten Expertise bei der Analyse und Umsetzung von Prozessanforderungen auf der Jira Plattform, sondern auch von einer vorausschauenden Beratung zu zukünftigen Entwicklungen bei den Atlassian Produkten. "

Lösungen

Der Schlüssel zur erfolgreichen und effizienten Abbildung der komplexen internen Prozesse steckt in der Automatisierung. Auf der einen Seite gehört dazu beispielsweise die automatische Erstellung wiederkehrender Teilaufgaben und zahlreicher anderer Automatismen mit Hilfe der App Jira Workflow Toolbox. So wurde sichergestellt, dass das neue Tool den Mitarbeitenden auch tatsächlich die Arbeit erleichtert statt zusätzliche zu verursachen. In die gleiche Kerbe schlägt der Einsatz der App Issue Publisher, mit der automatisiert Dokumentationsseiten in Confluence erstellt und direkt mit den richtigen Vorgängen in Jira verknüpft werden. So bleibt alles einheitlich und transparent.  

Das Zentrum der Lösungen im externen Kundenportal wiederum stellt die App Refined for Jira dar. Mit dieser konnte das Serviceportal sowohl visuell modern gestaltet, als auch die Anforderungen bezüglich Zugriffsbeschränkungen umgesetzt werden. Das Ii-Tüpfelchen bildet aber die nahtlose Integration des Kundenportals mit der eigenen Plattform online^Plus. Auf Kundenwunsch hin wurde hier mithilfe der Jira Rest API ein Erstellen von Anfragen direkt aus der eigenen Software heraus umgesetzt. Dabei werden relevante Informationen automatisch übernommen, was Fehlerursachen eliminiert und Arbeitswege verkürzt.

Fazit und Perspektiven

Die Atlassian Produktpalette unterstützt das ARZ insbesondere im Bereich Softwareentwicklung aber auch darüber hinaus als zentrales Tool erfolgreich die tägliche Arbeit. Dabei ersparen insbesondere die individuellen Anpassungen und Automatisierungen viel Arbeit und sichern gleichzeitig die Einhaltung von Prozessvorgaben ab.

Insbesondere die Nutzung des Kundenportals soll in Zukunft auf weitere, bisher nicht abgedeckte Prozesse ausgeweitet werden. Dabei steht auch die bessere Einbindung der Kommunikation mit mehreren an einem Vorgang beteiligten Parteien im Zentrum. Aber auch im internen Einsatz soll die Nutzung mittelfristig auf alle Mitarbeitenden ausgeweitet werden.